El doble de trabajo, con la misma gente.
Tu equipo no se vuelve más eficiente trabajando más horas, sino dando menos pasos manuales. Sacamos del proceso el volver a teclear, el ir detrás de la gente y el seguimiento olvidado.
¿Por dónde se escapa el tiempo?
No en las cosas grandes. En esos pasos de diez o veinte minutos que nadie contabiliza porque «lo apunto rápido y ya».
Volver a teclear a mano
El mismo dato tres veces: llega por correo, pasa a una hoja de cálculo y luego al programa de facturación. Cada vuelta es otra oportunidad de errata.
Seguimiento olvidado
El presupuesto salió y luego nadie preguntó. El lead no se perdió porque no le interesara, sino porque nadie se puso en contacto a tiempo.
Preguntar por el estado
«¿Cómo va esto?» — y sale el correo a todos. La respuesta ya está en el sistema, simplemente no llega sola a quien la necesita.
Montar informes a mano
Un par de horas al mes: copiar los datos publicitarios, montarlos en un documento, enviarlo. La misma secuencia, mes tras mes.
Recordatorios de pago
Alguien tiene que darse cuenta de la factura vencida y luego escribir un correo incómodo. Normalmente tarde, a veces nunca.
Onboarding de memoria
Entra un cliente nuevo y la lista de doce pasos está en la cabeza de alguien. Lo que se queda fuera aparece dos semanas después.
¿Qué automatizamos exactamente?
Todos los flujos se construyen igual: hay un disparador, a partir de él corre una secuencia de pasos y se produce un resultado que nadie tiene que recordar. Abre cualquiera.
Captación de clientes
2 flujos- Disparador: alguien envía el formulario de contacto.
- El lead entra en el CRM, etiquetado por origen y campaña.
- Sale un correo de confirmación en menos de medio minuto — no huele a plantilla, responde a lo que ha rellenado.
- Al compañero responsable le llega un aviso por WhatsApp o Slack, con los datos del lead.
- Si nadie lo ha abierto en 15 minutos, el sistema lo escala al responsable.
- Disparador: el estado del lead pasa a «presupuesto solicitado» en el CRM.
- El sistema rellena la plantilla de presupuesto con los datos del CRM y genera un PDF.
- El presupuesto sale por correo y se mide su apertura.
- Si no hay respuesta: recordatorios los días 3, 7 y 14 — cada uno con otro tono.
- Si responden, la secuencia de seguimiento se detiene al instante y se avisa al compañero.
Gestión de proyectos
2 flujos- Disparador: un proyecto cambia de fase (por ejemplo «rodaje terminado» → «postproducción»).
- Las tareas de esa fase se crean automáticamente, con responsable y fecha límite.
- El responsable recibe un aviso y un recordatorio un día antes del plazo.
- Si vence el plazo y la tarea sigue abierta, se avisa al jefe de proyecto.
- El estado del proyecto se actualiza solo — nadie tiene que preguntar.
- Disparador: el contrato está firmado y la oportunidad pasa a «ganada».
- Se crea la estructura de carpetas del proyecto, con los permisos adecuados.
- El cliente recibe la lista de material a aportar (logos, accesos, contactos).
- Sale una propuesta de fecha para la reunión de arranque.
- Lo que falte de esa lista lo reclama el sistema — no el jefe de proyecto.
Finanzas
2 flujos- Disparador: la entrega se marca como realizada en el proyecto.
- La factura se emite y se envía a partir de los datos del CRM, sin introducir nada a mano.
- Un recordatorio amable 8 días después del vencimiento.
- Un segundo recordatorio, más firme, a los 15 días.
- Después se escala a un responsable interno para resolverlo por teléfono.
- Disparador: una comprobación que corre tras el cierre diario.
- El sistema suma el gasto de Google y Meta por cuenta.
- Lo compara con el presupuesto mensual y con el ritmo hasta la fecha.
- Si una cuenta supera el umbral, salta una alerta inmediata al gestor de campañas.
- Resumen semanal del estado del presupuesto, cliente por cliente.
Operativa de marketing
4 flujos- Disparador: el cierre de la semana o del mes.
- El sistema trae los datos de Google Ads y Meta desde las cuentas del cliente.
- Monta el informe con la estructura habitual, comparado con el periodo anterior.
- El gestor de campañas lo revisa y añade la valoración escrita.
- Tras la aprobación, el PDF sale al cliente.
- Disparador: el cliente aprueba una publicación en el calendario.
- La publicación se programa automáticamente en las plataformas correspondientes.
- Tras publicarse, la entrada del calendario pasa a «publicado».
- A las 48 horas los datos de rendimiento vuelven al calendario.
- A final de mes se ve qué tipo de contenido ha funcionado.
- Disparador: el proyecto está cerrado y la entrega hecha.
- Unos días después sale una pregunta corta: ¿qué tal ha ido?
- Si la respuesta es positiva, llega el enlace para dejar una reseña en Google.
- Si es negativa, no pide reseña pública: lanza un aviso interno.
- El comentario queda registrado en la ficha del cliente en el CRM.
- Disparador: cambia un dato en cualquiera de los sistemas conectados.
- Los registros relacionados se actualizan entre el CRM, el programa de facturación y las cuentas publicitarias.
- Ante un conflicto no sobrescribe a ciegas: avisa.
- Los cambios quedan registrados y son trazables.
- Una revisión mensual busca discrepancias entre los sistemas.
La anatomía de un flujo de trabajo.
Así es el proceso de respuesta a leads. Un disparador, un punto de decisión, acciones en paralelo y, al final, un aviso más una red de seguridad por si algo se atasca.
Diagrama ancho — en pantallas estrechas se desplaza en horizontal
Haz el cálculo con tus propios números.
Indica cuántas personas hacen tareas administrativas repetitivas en tu empresa y cuánto tiempo les lleva. La calculadora usa tus datos — no lleva ninguna promesa dentro.
No solo administrativos — cualquiera que copie datos o escriba recordatorios.
La suma de esos pasos de diez o veinte minutos en un día normal de trabajo.
El coste total para la empresa, por hora.
- Al año0 h
- En coste salarial / mes0 HUF
- En coste salarial / año0 HUF
Equivale a la jornada completa de 0 personas — esa es la capacidad que se libera para asumir nuevos trabajos.
horas liberadas / mes = personas × horas al día × 21 días laborables × 0,7 · el 0,7 es la proporción que se supone automatizable
La calculadora usa los datos introducidos y es orientativa. El ahorro real depende de tus procesos y de los sistemas que uses — eso es lo que muestra con precisión el análisis de procesos.
¿Qué significa esto en la práctica?
Un escenario modelado con valores típicos para que se vea la lógica — no son datos de ningún cliente concreto.
Un equipo de 8 personas, 2 de ellas dedicadas sobre todo a administración
El punto de partida: cada día se va el tiempo de dos personas en responder leads, seguir presupuestos, hacer informes y mandar recordatorios de facturas. Son esos cuatro procesos los que automatizamos.
En el modelo, estos son los pasos de los cuatro procesos que corren sin intervención humana.
El 70 % del tiempo de dos personas — que no es un recorte de plantilla, sino mano de obra que se puede reasignar.
Si la capacidad liberada se traslada a ventas y a la prestación del servicio, sin ampliar plantilla.
Ejemplo modelado con valores típicos, no son datos de ningún cliente concreto. El ≈+30 % se deriva de que los ≈1,4 equivalentes a jornada completa liberados suponen ~17 % del tiempo de trabajo de un equipo de 8 personas y, reasignados a trabajo que genera valor en lugar de a administración, producen proporcionalmente más resultado. Tu caso depende de tus procesos; eso es lo que mide el análisis.
Lo que no automatizamos.
Una automatización es buena porque sabemos dónde hay que parar.
Decisiones creativas
Cuál debe ser el mensaje, cómo debe ser la imagen, cómo suena la marca — eso es cosa de personas. La automatización, como mucho, lo lleva donde toca.
Negociación con clientes
Manejo de objeciones, precios, situaciones delicadas. Aquí una respuesta automática cuesta más de lo que aporta.
Un proceso desordenado
Un mal proceso automatizado solo es malo más rápido. Primero lo ordenamos y después conectamos algo.
Enviar sin revisar
Lo que llega al cliente mantiene una aprobación humana. El informe se monta solo — pero no sale sin leerlo.
Cómo trabajamos.
Empezamos por un proceso, no por toda la empresa. Así el resultado se ve pronto y el equipo se va acostumbrando.
Análisis de procesos
Repasamos cómo funciona hoy cada cosa y dónde se va el tiempo. Normalmente una semana.
Mapa de flujos
Recibes qué merece la pena automatizar, en qué orden y qué aporta cada cosa.
Piloto
Un proceso puesto en marcha en real — el de mayor ganancia y menor riesgo.
Puesta en marcha y formación
El equipo aprende qué ocurre solo y qué sigue en sus manos. Gestión de errores y avisos configurados.
Medición y ajuste
Comprobamos si realmente ha ahorrado tiempo y desde ahí pasamos al siguiente proceso.
Paquetes transparentes.
Los precios son puntos de partida orientativos — el presupuesto exacto depende del número de procesos y de los sistemas a conectar.
- Análisis de procesos con entrevistas
- Mapa de flujos con prioridades
- Ahorro estimado por proceso
- Se descuenta si seguimos adelante
- Un proceso automatizado por completo
- Integración de sistemas y pruebas
- Gestión de errores y avisos
- Formación para el equipo
- 30 días de seguimiento
- 4–6 procesos automatizados
- Sincronización de datos entre sistemas
- Descripciones de proceso documentadas
- Mantenimiento mensual desde 39 000 HUF/mes
- Revisión trimestral
Preguntas frecuentes.
¿Con qué sistemas funciona?
Con la mayoría de sistemas que tengan API o webhook: Google Workspace, Meta y Google Ads, programas de facturación, tiendas online, Slack, WhatsApp, correo. Con nuestro propio CRM también son posibles integraciones más profundas. En el análisis repasamos lo que usas hoy.
¿Cuánto tarda el primer flujo en estar listo?
El análisis de procesos suele llevar una semana, y el primer flujo en producción otra o dos más. Empezamos a propósito por un solo proceso: así el resultado se ve pronto y el equipo se acostumbra.
¿Qué pasa si una automatización se rompe?
Cada flujo lleva gestión de errores y avisos: si un paso falla, se avisa a una persona y el proceso no muere en silencio. El paquete de mantenimiento incluye la reparación de fallos.
¿Hace falta un desarrollador o alguien de IT en la empresa?
No. La integración y el mantenimiento los hacemos nosotros. Lo que necesitamos de ti: acceso a los sistemas y una persona que conozca el proceso que vamos a automatizar.
¿Y si nuestros procesos son un caos?
Entonces primero los ordenamos. Un mal proceso automatizado solo es malo más rápido — el análisis está precisamente para que eso salga a la luz antes de conectar nada.
Empecemos por un análisis de procesos.
Miramos dónde se va el tiempo en tu empresa y qué merece la pena automatizar primero. Si no encontramos un ahorro que tenga sentido, también te lo diremos.