Ugyanennyi emberrel kétszer annyi munka.
A csapatod nem attól lesz hatékonyabb, hogy több órát dolgozik — hanem attól, hogy kevesebb kézi lépést végez. Kiszedjük a folyamatból az átgépelést, az utánakérdezést és az elfelejtett follow-upot.
Hol szivárog el az idő?
Nem a nagy dolgokon. Azokon a tíz-húsz perces lépéseken, amiket senki nem számol, mert „csak beírom gyorsan".
Kézi átgépelés
Ugyanaz az adat háromszor: e-mailben megjön, táblázatba bekerül, aztán a számlázóba is. Minden kör egy újabb elírási lehetőség.
Elfelejtett follow-up
Az ajánlat kiment, aztán senki nem kérdezett rá. A lead nem azért veszett el, mert nem kellett neki — hanem mert nem szóltunk időben.
Státusz-egyeztetés
„Hol tart?" — és megy a körlevél. A válasz eleve benne van a rendszerben, csak nem jut el magától az érintettekhez.
Riport összeollózása
Havonta pár óra: kimásolni a hirdetési adatokat, összerakni egy dokumentumba, elküldeni. Ugyanaz a mozdulatsor, minden hónapban.
Fizetési emlékeztetők
A lejárt számlát valakinek észre kell vennie, aztán kellemetlen levelet írnia. Általában későn, néha soha.
Onboarding fejben
Új ügyfél indul, és a tizenkét lépéses lista valakinek a fejében van. Ami kimarad, az két hét múlva derül ki.
Mit automatizálunk konkrétan?
Minden workflow ugyanígy épül fel: van egy indító esemény, arra lefut egy lépéssor, és lesz egy eredmény, amiért nem kell senkinek emlékeznie. Nyisd ki bármelyiket.
Ügyfélszerzés
2 workflow- Indító: valaki beküldi a kapcsolatfelvételi űrlapot.
- A lead bekerül a CRM-be, forrás és kampány szerint címkézve.
- Visszaigazoló e-mail megy ki fél percen belül — nem sablonszagú, hanem arra reagál, amit kitöltött.
- Az illetékes kollégának értesítés fut be WhatsApp-on vagy Slacken, a lead adataival.
- Ha 15 percen belül senki nem nyitotta meg, a rendszer eszkalál a vezetőnek.
- Indító: a lead státusza „ajánlatkérés"-re vált a CRM-ben.
- A rendszer a CRM-adatokból kitölti az ajánlatsablont, és PDF-et készít.
- Az ajánlat kimegy e-mailben, a megnyitása mérve.
- Ha nincs válasz: emlékeztető a 3., 7. és 14. napon — mindegyik más hangvétellel.
- Válasz esetén a follow-up sor azonnal leáll, és a kolléga kap jelzést.
Projektmenedzsment
2 workflow- Indító: egy projekt fázist vált (pl. „forgatás kész" → „utómunka").
- A fázishoz tartozó feladatok automatikusan létrejönnek, felelőssel és határidővel.
- A felelős értesítést kap, a határidő előtt egy nappal emlékeztetőt.
- Ha a határidő lejár és a feladat nyitva van, a projektvezető kap jelzést.
- A projekt státusza magától frissül — nem kell rákérdezni.
- Indító: a szerződés aláírva, a deal „megnyert"-re vált.
- Létrejön a projekt mappaszerkezete, a megfelelő hozzáférésekkel.
- Az ügyfél megkapja az adatbekérő listát (logók, hozzáférések, kontaktok).
- A kick-off egyeztetéshez időpontjavaslat megy ki.
- Ami az adatbekérőből hiányzik, arra a rendszer emlékeztet — nem a projektvezető.
Pénzügy
2 workflow- Indító: a teljesítés megjelölve a projektben.
- A számla kiállítása és kiküldése a CRM-adatokból, kézi bevitel nélkül.
- Fizetési határidő után 8 nappal barátságos emlékeztető.
- 15 nap után második, határozottabb emlékeztető.
- Utána eszkalálás belső felelősre, hogy telefonon rendezze.
- Indító: napi zárás után lefutó ellenőrzés.
- A rendszer összesíti a Google és Meta költést fiókonként.
- Összeveti a havi kerettel és az addigi lefutással.
- Ha egy fiók túlfut a küszöbön, azonnal riasztás megy a kampánykezelőnek.
- Heti összefoglaló a keret állásáról, ügyfelenként.
Marketing működés
4 workflow- Indító: hét vagy hónap zárása.
- A rendszer behúzza a Google Ads és Meta adatokat az ügyfél fiókjaiból.
- Összeállítja a riportot a megszokott szerkezetben, előző periódushoz hasonlítva.
- A kampánykezelő átnézi és hozzáírja a szöveges értékelést.
- Jóváhagyás után a PDF kimegy az ügyfélnek.
- Indító: az ügyfél jóváhagy egy posztot a naptárban.
- A poszt automatikusan időzítésre kerül a megfelelő platformokra.
- Publikálás után a naptár bejegyzése „megjelent"-re vált.
- 48 óra múlva a teljesítményadatok visszaíródnak a naptárba.
- Hónap végén látszik, milyen tartalomtípus működött.
- Indító: a projekt lezárva, az átadás megtörtént.
- Pár nap múlva rövid kérdés megy ki: mennyire volt elégedett?
- Pozitív válasz esetén jön a Google-értékelés linkje.
- Negatív válasz esetén nem kér nyilvános értékelést, hanem belső jelzést ad.
- A visszajelzés bekerül a CRM-be az ügyfél kartonjára.
- Indító: bármelyik összekötött rendszerben megváltozik egy adat.
- A CRM, a számlázó és a hirdetési fiókok között a kapcsolódó rekordok frissülnek.
- Ütközés esetén nem ír felül vaktában, hanem jelez.
- A módosítások naplózva vannak, visszakövethetően.
- Havi ellenőrzés keresi az eltéréseket a rendszerek között.
Egy workflow anatómiája.
Így néz ki a lead-válasz folyamat. Egy indító esemény, egy döntési pont, párhuzamos akciók, végül értesítés és biztosíték arra, ha valami elakad.
Szélesebb ábra — szűk kijelzőn oldalra húzható
Számold ki a saját számaidra.
Állítsd be, hányan végeznek nálad ismétlődő adminisztrációt, és mennyi idő megy el rá. A kalkulátor a te bemeneteiddel számol — nincs benne előre beírt ígéret.
Nem csak asszisztensek — bárki, aki adatot gépel át vagy emlékeztetőket ír.
A tíz-húsz perces lépések összege egy átlagos munkanapon.
A teljes munkáltatói költség órára vetítve.
- Éves szinten0 óra
- Bérköltségben / hó0 Ft
- Bérköltségben / év0 Ft
Ez 0 fő teljes munkaidejének felel meg — ennyi kapacitás szabadul fel új munka bevállalására.
felszabaduló óra / hó = fő × napi óra × 21 munkanap × 0,7 · a 0,7 az automatizálhatóság feltételezett aránya
A kalkulátor a megadott bemenetekkel számol, és tájékoztató jellegű. A tényleges megtakarítás a folyamataidtól és a használt rendszerektől függ — ezt a folyamatfelmérés mutatja meg pontosan.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Egy modellezett forgatókönyv tipikus értékekkel, hogy látszódjon a logika — nem konkrét ügyfél adata.
8 fős csapat, 2 fő nagyrészt adminisztrációval
A kiindulás: napi szinten két ember ideje megy el lead-válaszra, ajánlatkövetésre, riportolásra és számlaemlékeztetőkre. Ezt a négy folyamatot automatizáljuk.
A négy folyamatból ennyi lépés fut le emberi beavatkozás nélkül a modellben.
Két fő idejének 70%-a — ami nem leépítés, hanem átterhelhető munkaerő.
Ha a felszabadult kapacitás értékesítésre és kiszolgálásra megy át, létszámnövelés nélkül.
Modellezett példa tipikus értékekkel, nem konkrét ügyfél adata. A ≈+30% abból adódik, hogy a felszabaduló ≈1,4 fő kapacitás a 8 fős csapat munkaidejének ~17%-a, és értékteremtő munkára átterhelve — nem adminisztrációra — arányosan nagyobb kibocsátást hoz. A te eseted a folyamataidtól függ; a felmérés ezt méri fel.
Mit nem automatizálunk.
Attól lesz jó egy automatizálás, hogy tudjuk, hol kell abbahagyni.
Kreatív döntés
Hogy mi legyen az üzenet, milyen legyen a kép, mi a márka hangja — ez ember dolga. Az automatizálás legfeljebb odaviszi.
Ügyféltárgyalás
Kifogáskezelés, árazás, kényes helyzetek. A robotválasz itt többet visz, mint amennyit hoz.
Rendezetlen folyamat
A rossz folyamat automatizálva csak gyorsabban rossz. Előbb rendbe tesszük, aztán kötünk be bármit.
Ellenőrzés nélküli kiküldés
Ami az ügyfél elé megy, arra marad emberi jóváhagyás. A riport összeáll magától — de nem megy ki átolvasás nélkül.
Hogyan dolgozunk.
Egy folyamattal kezdünk, nem az egész céggel. Így hamar látszik az eredmény, és a csapat is hozzászokik.
Folyamatfelmérés
Végigmegyünk azon, mi hogyan működik ma, és hol megy el az idő. Jellemzően egy hét.
Workflow-térkép
Megkapod, mit érdemes automatizálni, milyen sorrendben, és mit hoz mindegyik.
Pilot
Egy folyamat éles bekötése — a legnagyobb nyereséggel és a legkisebb kockázattal.
Élesítés, betanítás
A csapat megtanulja, mi történik magától és mi marad rájuk. Hibakezelés és értesítések beállítva.
Mérés, finomhangolás
Megnézzük, tényleg megtakarított-e időt, és onnan lépünk a következő folyamatra.
Átlátható csomagok.
Az árak tájékoztató kiindulási alapok — a pontos ajánlat a folyamatok számától és a bekötendő rendszerektől függ.
- Folyamatfelmérés interjúkkal
- Workflow-térkép prioritásokkal
- Becsült megtakarítás folyamatonként
- Beszámítjuk, ha továbbmegyünk
- Egy folyamat teljes automatizálása
- Rendszerek bekötése, tesztelés
- Hibakezelés és értesítések
- Betanítás a csapatnak
- 30 nap utánkövetés
- 4–6 folyamat automatizálása
- Rendszerek közti adatszinkron
- Dokumentált folyamatleírások
- Havi üzemeltetés 39 000 Ft/hó-tól
- Negyedéves felülvizsgálat
Gyakori kérdések.
Milyen rendszerekkel működik?
A legtöbb rendszerrel, aminek van API-ja vagy webhook-ja: Google Workspace, Meta és Google Ads, számlázóprogramok, webshopok, Slack, WhatsApp, e-mail. A saját CRM-ünkkel a mélyebb integrációk is elérhetők. A felmérésen végigmegyünk azon, amit ma használsz.
Mennyi idő alatt lesz kész az első workflow?
A folyamatfelmérés jellemzően egy hét, az első élő workflow ezt követően újabb egy-két hét. Szándékosan egy folyamattal kezdünk: így hamar látszik az eredmény, és a csapat is hozzászokik.
Mi történik, ha elromlik egy automatizmus?
Minden workflow-ba hibakezelés és értesítés kerül: ha egy lépés elhasal, arról ember kap jelzést, és a folyamat nem hal el csendben. Az üzemeltetési csomagban a hibák javítása is benne van.
Kell hozzá fejlesztő vagy IT-s a cégnél?
Nem. A bekötést és az üzemeltetést mi végezzük. Ami kell tőled: hozzáférés a rendszerekhez, és egy ember, aki ismeri a folyamatot, amit automatizálunk.
Mi van, ha a folyamataink rendezetlenek?
Akkor először rendbe tesszük őket. A rossz folyamat automatizálva csak gyorsabban rossz — a felmérés éppen azért van, hogy ez kiderüljön, mielőtt bármit bekötünk.
Kezdjük egy folyamatfelméréssel.
Megnézzük, hol megy el az idő nálad, és mit érdemes először automatizálni. Ha nem találunk értelmes megtakarítást, azt is megmondjuk.